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Das Thema „Einzelbüro“ ist megaout

„Unternehmen werden in den nächsten Jahren ihre Büros gänzlich neu definieren müssen, um das Beste von ihren Mitarbeitern zu erhalten“, so die provokante These von Professor Michael Bartz anlässlich der Veranstaltung „BComplete VIB-Lounge“ (www.bcomplete.eu) in München. „Die Kernkompetenz vieler Büros liegt immer weniger nur in der Grundausstattung (Schreibtisch, Stuhl, Telefon, PC-Hardware und -Software), sonder immer mehr auch in der Ermöglichung von vernetzter Kommunikation und Kooperation.“

Bartz, Professor für Internationales Business- und Export-Management, hat sich in seiner Tätigkeit an der IMC Fachhochschule Krems unter anderem auf die „Neue Welt des Arbeitens“ spezialisiert.

IT und neue Technologien als Treiber

Für Bartz wirkt sich die Demokratisierung von IT und neuen Technologien außerordentlich stark auf die neuen Arbeitsformen aus: „Wir werden in den nächsten Jahren beobachten können, dass Unternehmen mehr mit neuen Arbeitsformen experimentieren. Sie werden dann verstärkt auf neue Möglichkeiten der Interaktion mit Kunden und der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens setzen. Zum Bespiel ändert sich mit der Einführung von Cloud-Services bei Klein- und Mittelbetrieben deren Potenzial maßgeblich. Ganz plötzlich können KMUs ohne IT-Abteilung und ohne Infrastruktur jene Technologien nutzen, die bisher nur den großen Playern vorbehalten waren.“

„Digital Natives“ wollen anders arbeiten

Den zweiten Anstoß für eine neue Definition des Büros ortet Bartz in der Arbeitsweise der jüngeren Generation: „Die Digital Natives, aufgewachsen mit Skype und Facebook, arbeiten viel vernetzter und in Teams. Sie wollen ihr technisches Verhalten, das sie aus dem Privatleben kennen und schätzen (z. B. Probleme über soziale Netzwerke zu diskutieren und zu lösen) auch im Unternehmen anwenden.“ In Klein- und Mittelbetrieben machen Digital Natives bereits oftmals 15–35% der Belegschaft aus. Gehe man von einer kleinen Firma mit rund 30 Mitarbeitern aus, dann sind also sieben bis zehn Mitarbeiter bereits Digital Natives. Für Bartz ist folgende Frage entscheidend: „Wie schafft es ein Unternehmen, ein Arbeitsumfeld zu bieten, das organisatorisch und technisch bis hin zum Büroumfeld dieser Generation gerecht wird?“

Anteil an der Bürofläche

Bartz hinterfragt daher konsequent das Thema „Anteil an der Bürofläche“: „Die Digital Natives benötigen Platz zum Kommunizieren, Interagieren und für Teamarbeit. Die traditionelle Aufteilung Büroarbeitsfläche und Besprechungsräume verschiebt sich daher zugunsten neuer Bereiche und Flächen, die das soziale Miteinander fördern sowie Kommunikation und Kooperation aktiv unterstützen. Damit bekommt auch die Kaffeeküche eine ganz neue Bedeutung für die Wertschöpfung im Büro.“

Das Büro als soziale Plattform

Für Bartz ist das Büro eine soziale Plattform, die Kreativität, Innovation, vernetzte Kommunikation, Teamarbeit und erfolgreiche Interaktion mit Kunden fördert. „Gerade in der heutigen Zeit der neuen, leistbaren Technologien kann ich überall arbeiten, zum Beispiel im Café oder zu Hause“, so Bartz. „Das Büro muss in Zukunft daher einen neuen Mehrwert bieten. Mitarbeiter sollen mit großer Freude ins Büro gehen. Einer dieser Mehrwerte kann die erfolgreiche Interaktion mit Kollegen, Partnern und Kunden sein.“

Effizienz- und Produktivitätssteigerung ist messbar

„Die Steigerung der Effizienz und Produktivität durch neue Arbeitsformen kann in Unternehmen mit ,Balanced Scorecard‘ gemessen werden“, erläutert Bartz. „Es ist klar nachzuweisen, dass die neuen Büro-Konzepte Kosten reduzieren, wobei eine Reduktion von 15–25% der Kosten für Büroinfrastruktur der Normalfall ist, wenn man auf neue, alternative Arbeitsformen setzt.“

„Mit 1% der Arbeitsplatzkosten können rund 80% der Gesamtkosten beeinflusst werden“, ergänzt Richard Meinberg, Mitglied der Geschäftsführung der Office Syncro GmbH, dem Backbone von BComplete. „Der Return on Investment wird durch die Zeit- und damit Geldersparnis gewährleistet. Ausdruck dieses Anspruchs ist, dass BComplete zum Beispiel innerhalb von zwölf Werktagen garantiert die Möbel ausliefern kann.“

Bartz folgert weiter, dass es nicht ausreichend ist, nur mit einem simplen Geschäftsmodell, das die notwendigen Investitionen und Kosteneinsparungen gegenüberstellt, den Erfolg zu messen: „Eine Messung, die eine neue Büroausstattung mit dem Betrag X budgetiert und die daraus resultierende Einsparung, zum Beispiel durch Verkleinerung der Bürofläche, mobiles Arbeiten etc., mit dem Betrag Y beziffert, ist viel zu kurzfristig angelegt, um den tatsächlichen Nutzen und die Wertschöpfung zu erfassen.“

Was in einem Unternehmen wichtig ist

Die daraus resultierende Empfehlung lautet, das Messmodell an die Strategie des Unternehmens anzupassen. Bartz: „Geht es also um das Thema Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität, Kreativität, Freude am Arbeitsplatz, Kosteneinsparung, Performance-Steigerung im Unternehmen oder Ähnliches? Dies alles lässt sich in einen Zusammenhang mit neuen Arbeits- und Organisationsformen bis hin zu neuer Bürogestaltung stellen und auch langfristig anhand entsprechender Messgrößen messen und nachverfolgen.“ Wenn Unternehmen versuchten, rein mit Kosteneinsparungen den wirtschaftlichen Erfolg zu sichern, dann seien sie klar auf dem Weg des Scheiterns angelangt, so Bartz zusammenfassend.

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Erschienen in Trends & Digitalisierung geschrieben von Ferdinand Kalt.

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